快乐外贸：如何撰写和回复邮件

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　　第一步：开通邮箱

　　如前讲所说，邮箱尾缀最好与公司网站同名，可以直接向万网购买，注意容量一定要够大，另外要考虑是否有其它业务员共用同一域名下邮箱，每个邮箱的容量最好同样够大。现在还有很多外贸业务员仍在使用21cn、yahoo之类的免费邮箱，给老外一看94极不正规的公司。当然实在要用免费邮，gmail应该是个不错的选择。

　　第二步：邮箱设置

　　1）签名的设置：顺序是姓名、职称、公司名、地址、电话、手机、传真、邮箱、网址、MSN（如果有的话，不过我已经N久没有用过这玩意儿了，超费时间，真正做生意的时候少，胡聊的时候多），如有能力，也可以把公司LOGO加入签名（或者请人帮着做一个）；

　　2）其它设置：发件保存、字体设置（最好为arial）、字号设置（小五号就够了，老外很少用大字体）、是否包含对方来邮（选“是”）；

　　3）页面选择：一定是素色，有的职员喜欢用花花绿绿的页面，其实特别招人反感。

　　第三步：如何写推销邮件

　　1）先设计一封通用格式的推销邮件，包含称呼、公司简介（少说my name is 的废话，垃圾邮件才这样开头）、产品简介，这时之前备好的电子catalogue就可以派上用途了，可以当附件使用；例如：

　　Dear Madam/Sir,

　　We know you are one of the leading enterprises in … line（行业）， we are one of the biggest … suppliers based in ……

　　We mainly deal with…， you might have interests in our … Attached for your reference is our catalogue in PPT file which will give you a basic idea about our factory and our products.

　　Should you have any further inquiries and or requirements, just let me know without any hesitation.

　　Best regards.

　　Yours

　　（签名略）

　　2）如遇特别的客户，对其背景比较了解的，则可以针对对方有可能感兴趣的某些产品做特别的推介，必要的话可以附上一两个报价（不建议报价表到处发，最没诚意就是这种）。

　　第四步：如何回复询盘

　　1）字体选用arial，字号选择较小字号，对年长及位高权重者可用Mr. 或Mrs.起称，但大部分时间可直呼其名。如Dear Thomas；

　　2）尽量使用1）， 2）， 3）来叙述自己要表达的要点；如果对方问题较多，则建议回复的内容直接放在对方问题的下方，但必须用不同颜色字体标识，起头可以说：please refer to my replies in blue；或可用下划线标识重点。尽量不要用太浅或太黑的颜色。

　　3）如果要分段，尽量一个段落只表达一个意思，并最好由不超过三个以上的句子组成。要知道很多老外的英文书写也不是太好，对太长太复杂的句子理解有困难。尤其是一些非英语国家的客户，段与段之间至少且至多空一行；

　　4）在使用术语时，尽量延用对方的说法，即使是不太正确的说法。

　　5）在风格上尽量接近对方的写作风格，如果对方用短句，那你也用短句，对方用长句，你也可以用长句。谨记写邮件不是为了炫耀自己的文法，而是为了让客户看得懂；

　　6）很多新鲜人开始在邮件中使用网络语言或缩写，我从来不用。而且我一定会用dear开头，best regards.结尾，哪怕只有一句话三个单词。

　　7）如有附件，请在邮件中标明附件名称，附图片时，图片名称请改为与内容相关的名称，而不是单调的0001，0002等。最主要方便客户下载后查找。

　　真正有询盘可复，已经接近成功一半了，祝朋友们马到成功：） www.yxzj8.com

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